การจัดทำและนำ Annual Action Plan ไปลงมือปฎิบัติให้สำเร็จ

การวางแผนเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่สำคัญในกระบวนการด้านการจัดการ(Management Process)ขององค์กร      การจัดทำแผนงานประจำปี(Annual Action plan) เพื่อกำหนดถึงสิ่งที่จะต้องดำเนินการให้สำเร็จในแต่ละปี จะทำให้องค์กรมีทิศทางการบริหารและการปฎิบัติงานที่ชัดเจนในด้านต่าง ๆ  อาทิเช่นทางด้านการตลาด การขาย การผลิต/การบริการ การประกันคุณภาพ การออกแบบพัฒนาผลิตภัณฑ์ การบริหารต้นทุนและผลกำไร  และการบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นต้น
จุดสำคัญที่จะทำให้เราสามารถจัดทำและนำ Action Plan ไปลงมือปฎิบัติให้สำเร็จได้จริง มีอยู่หลายประการ อาทิเช่น

1.  บุคลากรที่เกี่ยวข้องจะต้องเข้าใจถึงความสำคํญ และประโยชน์ที่ได้จากการทำ Action Plan
2.  มีการกำหนด Process รวมถึงเลือก Methodology และ Tools ที่เหมาะสมมาใช้ในการจัดทำ Action Planและผลักดันไปสู่การปฎิบัติจริง เช่น Hoshin Kanri(หรือ การบริหารนโยบาย-Policy Management) MBO หรือ Balanced Scorecard เป็นต้น โดยองค์กรสามารถประยุกต์ใช้วิธีการ เครื่องมือหลายอย่างพร้อมกันได้ตามความเหมาะสม
3. มีการกำหนดนโยบาย และเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับปีถัดไป เช่น ในปี 2017 องค์กรต้องการที่จะบรรลุผลสำเร็จในเรื่องใดบ้าง รวมทั้งจะต้องมีความสอดคล้องกับแผนระยะกลาง(Medium Term Plan) ขององค์กรด้วย
4. มีการวิเคราะห์สภาพปัจจุบันอย่างชัดเจนก่อนการลงมือจัดทำแผนงาน คือ มี Check-Action ที่ถูกต้องก่อนการทำ PDCA แต่ละเรื่องตามแผนงาน 
5. มีการทำ Catch ball อย่างเหมาะสมเพื่อให้การกำหนดนโยบายและแนวทางในการดำเนินการเป็นไปในทิศทางที่สอดคล้องเสริมแรงกัน  
6. การเขียนแผนงานไม่ได้เป็นเพียงการเติมคำลงในช่องว่าง ดังนั้นเราจึงต้องมั่นใจว่า สิ่งที่เขียนมีความชัดเจน และมีความเป็นไปได้ที่จะสามารถทำให้เป้าหมายบรรลุผลสำเร็จได้จริง 
7. มองภาพการลงมือทำ อย่างชัดเจนเช่น บุคคลที่เกี่ยวข้อง ทรัพยากรที่ต้องใช้ เป็นต้น 
8. มีกระบวนการในติดตาม รายงาน วัดผลอย่างจริงจัง และต่อเนื่อง ทั่วทั้งองค์กร เป็นต้น

แผนภาพแสดงแนวคิดพื้นฐานของการจัดทำ Action Plan และการนำ Action Plan ไปปฎิบัติ

การทบทวนถึง กระบวนการ และวิธีการที่จะจัดทำ Action Plan อย่างชัดเจน รวมถึงการคิด วิเคราะห์ พิจารณาถึงสิ่งที่ผ่านมาอย่างจริงจัง ก็จะมีส่วนช่วยทำให้องค์กรสามารถก้าวเดินไปข้างหน้าอย่างมั่นคงมากขึ้น อย่างน้อยก็ดีกว่าปีที่ผ่านมา

Training Effectiveness

การฝึกอบรมทำให้พนักงานเกิดความรู้ความเข้าใจและทักษะที่จำเป็นต่อการปฎิบัติงาน แต่จะต้องทำอย่างไร ถ้าหากต้องการให้พนักงานมีการเปลี่ยนแปลงในพฤติกรรมและให้ความร่วมมือปฎิบัติตามสิ่งที่กำหนดขึ้นมา

ตัวอย่างเช่น การล้างมือของพนักงานอย่างถูกต้องก่อนเข้าปฎิบัติงานในพื้นที่ปฎิบัติงานในโรงงานอาหาร ซึ่งจะมีป้าย รูปหรือวิธีปฎิบัติแสดงวิธีการที่ชัดเจนว่าจะต้องล้างมืออย่างไรก่อนเข้าปฎิบัติงานนั้น เราจะพบว่าในภาคปฎิบัติพนักงานบางคนอาจละเลย ไม่ปฎิบัติตามอย่างถูกต้องทั้ง ๆที่รู้ว่าเป็นกฎที่ต้องปฎิบัติตาม

บทความ Keeping  It Clean ในวารสาร Quality Assurance and Food Safety ได้ให้แนวคิดที่น่าสนใจในการเสริมสร้างความตระหนักให้แก่พนักงานในการปฎิบัติตามกฎไว้หลายอย่างเช่น

a) การฝึกอบรมแต่เพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอต่อการผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนพฤติกรรม

b) การปฎิบัติตนเป็นแบบอย่างที่ดีของหัวหน้า หรือผู้สอนงาน เป็นกลไกที่สำคัญอย่างหนึ่งในการส่งเสริมให้เกิดการหยั่งรากลึกของนโยบาย และหลักปฎิบัติต่าง ๆในองค์กร  

c) พนักงานจะต้องรู้ถึงเหตุผล ความสำคัญในการลงมือปฎิบัติให้ถูกต้อง รวมถึงผลกระทบหากไม่ปฎิบัติตาม เป็นต้น

อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

http://www.qualityassurancemag.com/article/keeping-it-clean/